Invitar a visitantes usando una lista de visitantes importada

2024-06-21Última actualización

Si tiene más de cinco visitantes para invitar a su evento, puede usar la importación de un archivo CSV para rellenar su lista de visitantes.

Antes de empezar

  1. Familiarícese con los flujos de trabajo.
  2. Habilite la administración de visitantes para su sitio.
  3. Asegúrese de tener los permisos necesarios para invitar visitantes al sitio..

Lo que debería saber

  • Si su sitio de inicio de identidad está configurado, se le otorgará acceso de manera automática para invitar visitantes a ese sitio. El acceso solo se otorga de manera automática si las opciones para la administración de visitantes del sitio se han configurado para permitir que las personas inviten a visitantes.
  • Las opciones que se muestran al invitar visitantes pueden variar según la configuración del sitio y los ajustes configurados para la administración de visitantes.
SUGERENCIA:
Al Importar visitantes, se puede utilizar un archivo CSV de muestra proporcionado por el sistema. Las columnas del archivo CSV de muestra coinciden con los ajustes de la configuración del sitio. Luego, puede completar los valores de los detalles de los visitantes en el archivo CSV e importar todos los visitantes con un solo clic. Por ejemplo, importar 500 personas a un evento de clientes o visitas de un sitio.
NOTA:
Los campos obligatorios están resaltados con un asterisco (*) en la interfaz de usuario.

Procedimiento

  1. Inicie sesión en el portal de autoservicio.
  2. Realice una de las siguientes acciones:
    • Hacer clic en Tablero de control > Mis solicitudes > Nueva solicitud > Invitar visitantes .
    • Hacer clic en Tablero de control > Visitas > Nuevo evento de visita .
  3. En el asistente de Nuevo evento de visita, introduzca o seleccione detalles sobre dónde se llevará a cabo el evento.
    Asistente de evento de visita en Genetec ClearID™ que muestra el nombre del evento de visita, dónde se llevará a cabo y cualquier acceso predeterminado.
  4. Introduzca o seleccione detalles sobre cuándo se llevará a cabo el evento y el propósito del evento.
    Asistente de eventos de visita en ClearID que muestra cuándo el visitante requiere acceso y el propósito de la visita.
    SUGERENCIA:
    Recuerde incluir el tiempo antes y después del evento o reunión del visitante cuando el visitante también pueda necesitar acceso.
  5. Prepárese para importar a quién desea invitar al evento.
    Asistente de eventos de visita en ClearID que muestra los botones de importar visitantes y agregar visitantes.
    1. En la sección ¿Quién asistirá a este evento?, haga clic en Importar visitantes y luego elija una de las siguientes opciones:
    • Utilice un archivo CSV existente.
    • Descargue un archivo CSV de muestra.
  6. Si elige utilizar un archivo CSV existente, haga lo siguiente:
    1. Arrastre y suelte un archivo CSV que contiene los clientes a los que desea invitar o haga clic en Explorar para seleccionar el archivo que necesita.
      Cuadro de diálogo de importación de visitantes en ClearID que muestra un archivo CSV seleccionado.
    2. Hacer clic en Importar archivo para importar la lista de visitantes.
    3. Haga clic en Confirmar para completar la importación.
    4. (Opcional) Haga clic en Editar () para modificar los detalles de los visitantes y haga clic en Guardar para confirmar la actualización.
  7. Si decide Descargar un archivo CSV de muestra, haga lo siguiente:
    1. Haga clic en Descargar un archivo CSV de muestra.
      Cuadro de diálogo de importación de visitantes en ClearID con la descarga de un archivo CSV resaltado.
    2. Seleccione y abra el archivo CSV descargado.
    3. Para cada visitante, complete una fila de información del visitante en el archivo de plantilla CSV.
      Ejemplo de archivo de plantilla CSV de información de visitantes de ClearID que muestra información de muestra de los visitantes.
      NOTA:
      Las columnas de la plantilla CSV pueden variar según la configuración de su sitio.
    4. Guarde la lista de visitantes como un archivo CSV.
    5. Volver al cuadro de diálogo Importar visitantes, para arrastrar y soltar o hacer clic en Navegar para seleccionar el archivo que creó.
    6. Haga clic en Importar Archivo para importar la lista de visitantes.
      Cuadro de diálogo de importación de visitantes en ClearID.
    7. Haga clic en Confirmar para completar la importación.
  8. Completa los detalles acerca del evento.
    Asistente de eventos de visita en ClearID que muestra la sección de detalles, incluidos los anfitriones de visitantes y notas de seguridad.
    Nombre
    El nombre del anfitrión del evento del visitante.
    Correo electrónico
    La dirección de correo electrónico del anfitrión del evento del visitante.
    SMS
    Ingrese un número de teléfono móvil para enviar notificaciones de alerta por SMS a los anfitriones de visitantes cuando el visitante se registre.
    NOTA:
    Utilice el campo de búsqueda para agregar más anfitriones de visitantes. Puede agregar hasta 10 hosts de visitantes.
    (Opcional) Notas de seguridad
    Agregue notas acerca del visitante, la invitación de visitante o el evento de visita.
  9. Haga clic en Finalizar.
Su solicitud de visita se ha enviado y está aguardando las aprobaciones requeridas.

Ejemplo

Mire este vídeo para aprender más. Haga clic en el ícono de Subtítulos (CC) para activar los subtítulos de video en uno de los idiomas disponibles.

Después de que concluya

Confirme si la solicitud se aprobó o rechazó:
  • Revise su correo electrónico para averiguar si recibió un correo electrónico de Visita aprobada.
  • Verifique Mis solicitudes en Genetec ClearID™.