Bezoekers uitnodigen met behulp van een geïmporteerde bezoekerslijst

2024-06-21Laatst bijgewerkt

Als u meer dan vijf bezoekers voor uw evenement wilt uitnodigen, kunt u een CSV-bestand importeren om uw bezoekerslijst te vullen.

Voordat u begint

  1. Maak uzelf vertrouwd met workflows.
  2. Schakel bezoekersbeheer in voor uw site.
  3. Zorg ervoor dat u over de vereiste machtigingen beschikt om bezoekers naar de site uit te nodigen.

Wat u moet weten

  • Als de homesite van uw identiteit is geconfigureerd, krijgt u automatisch toegang om bezoekers naar die site uit te nodigen. Toegang wordt alleen automatisch verleend als de opties voor sitebezoekersbeheer zo zijn geconfigureerd dat mensen bezoekers kunnen uitnodigen.
  • De opties die worden weergegeven bij het uitnodigen van bezoekers kunnen variëren, afhankelijk van de site-instellingen en instellingen die zijn geconfigureerd voor bezoekersbeheer.
TIP:
Wanneer u bezoekers importeert, kan een CSV-voorbeeldbestand worden gebruikt dat door het systeem wordt geleverd. De kolommen in het CSV-voorbeeldbestand komen overeen met de instellingen in de siteconfiguratie. Vervolgens kunt u de waarden voor bezoekersgegevens in het CSV-bestand invullen en alle bezoekers met één klik importeren. Bijvoorbeeld het importeren van 500 mensen voor een locatiebezoek of klantevenement.
OPMERKING:
Verplichte velden worden in de gebruikersinterface gemarkeerd met een sterretje (*).

Procedure

  1. Meld u aan bij het selfserviceportaal.
  2. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Klik op Dashboard > Mijn aanvragen > Nieuwe aanvraag > Bezoekers uitnodigen .
    • Klik op Dashboard > Bezoeken > Nieuwe bezoekgebeurtenis .
  3. Voer in de wizard Nieuwe bezoekgebeurtenis details in of selecteer deze over waar de gebeurtenis zal plaatsvinden.
    Wizard Bezoekgebeurtenis in Genetec ClearID™ met de naam van het bezoek, de locatie en eventuele standaardtoegang.
  4. Voer details in of selecteer details over wanneer het evenement zal plaatsvinden en het doel van het evenement.
    De wizard Bezoekgebeurtenis in ClearID die laat zien wanneer de bezoeker toegang nodig heeft en wat het doel van het bezoek is.
    TIP:
    Vergeet niet om de tijd voor en na de bezoekersgebeurtenis of de vergadering op te nemen wanneer de bezoeker mogelijk ook toegang nodig heeft.
  5. Bereid u voor om te importeren wie u wilt uitnodigen voor het evenement.
    Wizard Bezoekgebeurtenis in ClearID met de knoppen Bezoekers importeren en Bezoekers toevoegen.
    1. Klik in het gedeelte Wie zal dit evenement bijwonen? op Bezoekers importeren en kies een van de volgende opties:
    • Gebruik een bestaand CSV-bestand.
    • Download een CSV-voorbeeldbestand.
  6. Als u ervoor hebt gekozen om een bestaand CSV-bestand te gebruiken, doet u het volgende:
    1. Sleep een bestaand CSV-bestand met de klanten die u wilt uitnodigen of klik op Bladeren om het gewenste bestand te selecteren.
      Dialoogvenster Bezoekers importeren in ClearID met een geselecteerd CSV-bestand.
    2. Klik op Bestand importeren om de bezoekerslijst te importeren.
    3. Klik op Bevestigen om de import te voltooien.
    4. (Optioneel) Klik op Bewerken () om bezoekersgegevens te wijzigen en klik op Opslaan om de update te bevestigen.
  7. Als u Een CSV-voorbeeldbestand downloaden hebt gekozen, doet u het volgende:
    1. Klik op Een CSV-voorbeeldbestand downloaden.
      Dialoogvenster Bezoekers importeren in ClearID met het downloaden van een CSV-bestand gemarkeerd.
    2. Selecteer en open het gedownloade CSV-bestand.
    3. Vul voor elke bezoeker een rij bezoekersgegevens in het CSV-sjabloonbestand in.
      ClearID Bezoekersgegevens CSV-sjabloonbestand voorbeeld met enkele voorbeelden van bezoekersgegevens.
      OPMERKING:
      De kolommen in de CSV-sjabloon kunnen variëren, afhankelijk van de instellingen in uw siteconfiguratie.
    4. Sla de bezoekerslijst op als een CSV-bestand.
    5. Ga terug naar het dialoogvenster Bezoekers importeren om te slepen en neer te zetten of klik op Bladeren om het bestand te selecteren dat u hebt gemaakt.
    6. Klik op Bestand importeren om de bezoekerslijst te importeren.
      Dialoogvenster Bezoekers importeren in ClearID.
    7. Klik op Bevestigen om de import te voltooien.
  8. Volledige details over de gebeurtenis.
    Ga naar de wizard Gebeurtenis in ClearID met de details, inclusief hosts van bezoekers en opmerkingen voor de beveiliging.
    Naam
    De naam van de organisator van het bezoekersevenement.
    E-mail
    Het e-mailadres van de organisator van de bezoekersgebeurtenis.
    Sms
    Voer een mobiel telefoonnummer in om sms-meldingen naar hosts te sturen wanneer de bezoeker incheckt.
    OPMERKING:
    Gebruik het zoekveld om meer hosts toe te voegen. U kunt maximaal 10 hosts toevoegen.
    (Optioneel) Opmerkingen voor veiligheid
    Voeg opmerkingen toe over de bezoeker, de bezoekuitnodiging of de bezoekgebeurtenis.
  9. Klik op Voltooien.
Uw bezoekaanvraag is ingediend en wacht op de vereiste goedkeuringen.

Voorbeeld

Bekijk deze video om meer te leren. Klik op het pictogram Onderschrift (CC) om video-onderschrift in te schakelen in een van de beschikbare talen.

Nadat u klaar bent

Bevestig of de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen:
  • Controleer of u een bezoek goedgekeurd e-mail hebt ontvangen.
  • Controleer Mijn verzoeken in Genetec ClearID™.